Риск представления документов по аккредитивам, подчинённым UCP 600, по электронной почте

В разгар пандемии COVID-19 банковская индустрия разработала и стала применять различные инновационные методы для продолжения обслуживания транзакций по документарным аккредитивам с учетом того, что большинство вовлеченного в эти транзакции персонала были вынуждены работать удаленно.

Одним из таких широко применимых методов стало представление документов для исполнения аккредитива по электронной почте. Для большинства банков эта новая практика потребовала одобрения со стороны нескольких внутренних подразделений, включая юридическую службу банка, комплаенс, риск- менеджмент и операционное подразделение, т.к. предполагала соблюдение банком должной осмотрительности.

Однако после окончания пандемии опросы показывают, что в отрасли (торгового финансирования) наблюдается увеличение количества документарных аккредитивов, позволяющих проводить презентации по электронной почте. Кроме того, меньшинство по-прежнему ссылается на прежнюю формулировку «COVID-19» и разрешает электронные презентации либо бенефициаром исполняющему банку, либо исполняющим банком банку-эмитенту.

В этом информационном документе делается попытка выделить ряд рисков (перечисленных ниже), связанных с презентациями по электронной почте, и настоятельно рекомендуется организациям пересмотреть свою практику, а также возможность принятия более безопасного и зашифрованного метода обработки электронных документов. Следует также сделать ссылку на Регламентные документы ICC в отношении обработки документарных аккредитивов в цифровой среде (eUCP).

Для сравнения, в соответствии с версией 2.0 eUCP электронная запись означает данные, созданные, сгенерированные, отправленные, переданные, полученные или сохраненные с помощью электронных средств, включая, где это уместно, всю информацию, логически связанную или иным образом связанную вместе, чтобы стать частью записи, созданной одновременно или нет, которая (а) может быть аутентифицирована в отношении личности отправителя и предполагаемого источника данных, содержащихся в ней, а также в отношении того, осталась ли она полной и неизменной, и (б) возможность проверки на соответствие условиям аккредитива по унифицированным правилам eUCP.

Следует отметить, что цифровая запись существует только в оцифрованной форме, тогда как электронная запись может также включать в себя копию оригинального документа, который хранится в электронной форме, т.е. отсканированная копия, например pdf.

В рекомендациях ICC, изданных в связи с влиянием COVID-19 на операции торгового финансирования, подчеркивается, что любые изменения в способе или месте доставки документов или любые альтернативные решения для обработки документарного аккредитива, который подчинен унифицированным правилам ICC, требуется явное согласие сторон соответствующего обязательства: банка-эмитента и исполняющего/подтверждающего банка; а также заявителя и бенефициара.

Следует отметить, что способ доставки документов бенефициаром или от его имени выходит за рамки UCP 600.

- Работа с бенефициарами, не являющимися клиентами, может привести к неоптимальному процессу.

- Неадекватная клиентская документация для поддержки этого способа презентации в отношении ролей, обязанностей и последующих результатов.

- Представление изменяемых форматов файлов (например, MS Word/Excel и других вложений в формате, отличном от PDF) может привести к спорам между клиентом и банком в случае изменения данных в документе(ах).

- Невозможность обработки некоторых форматов файлов.

- Дублирование презентации (как электронной, так и физической) в исполняющий банк или банк-эмитент или отдельные презентации в оба банка.

- Скрининг поступающих данных на предмет подлинности и источника.

- Вредоносное ПО, содержащееся во вложениях электронной почты.

- Правовые и нормативные риски.

- Риск мошенничества.

- Firewalls: невозможность получить или доступ к электронной почте и/или вложенным файлам.

- Шифрование документов: влияет на способность банка открывать вложения или требует от получателя приобретения дополнительного программного обеспечения.

- Обработка соответствующих форматов электронных записей, аутентификация сообщений и выполнение электронных подписей.

- Угроза вирусов: отсутствие программного обеспечения для защиты от вирусов может привести к уязвимости операционной системы и проблемам безопасности.

- Программное обеспечение для защиты от вирусов может удалять вложенные файлы.

Банкам необходимо будет провести тщательный анализ влияния на операционный риск, связанный с представлением электронных писем и вложений, при создании новых процедур и постоянных руководств по рискам для этой практики. Организации могут дополнительно рассмотреть конкретную стратегию обращения к клиентам с учетом их понимания рисков, связанных с презентациями по электронной почте.

- Выделить дополнительные ресурсы для этих целей и создать выделенные адреса электронной почты во всех пунктах обработки документарных аккредитивов.

- Обеспечить наличие надлежащих процедур и средств контроля для возможности:

• контролировать получение и отвечать на электронные письма;

• оформлять получение и представлять на обработку (проверку документов);

• обрабатывать неполные или гибридные (бумажные/электронные) презентации;

• выполнять печать вложений для создания «физической» презентации.

В Рекомендациях ICC в связи с COVID-19, упомянутых выше, предлагается, при отправке исполняющим банком в банк-эмитент отсканированных, полученных по факсу или электронной почте изображений бумажных документов в банк-эмитент, чтобы такая отправка была дополнена сообщением SWIFT, отправляемым исполняющим банком в банк-эмитент, подтверждающий предпринятые действия и полноту отсканированных, отправленных по факсу или электронной почте изображений. Это позволило бы банкам-эмитентам иметь возможность самостоятельно определять, было ли представление документов, отвечающим всем остальным требованиям.

С учетом указанных выше рисков и проблем настоятельно рекомендуется избегать представления документов по документарным аккредитивам по электронной почте.

Однако, если такая практика будет продолжена, то, как минимум, следует тщательно учитывать следующее:

• Формат(ы) электронных писем и вложенных файлов должен(ны) быть заранее согласован(ы) всеми сторонами сделки.

• Наличие и обслуживание соответствующей системы обработки данных.

• Обновленная(ые) политика(и) управления операционным риском.

• Выделенные адреса электронной почты и ресурсы для получения представлений по электронной почте.

Тем не менее, идеальное решение, если заинтересованные стороны сочтут возможным разрешить отправку документов и файловых вложений по электронной почте и продолжить такой способ представления документов, состоит в том, чтобы соответствующие аккредитивы выдавались в соответствии с текущей версией eUCP. Унифицированные правила и обычаи для документарных аккредитивов UCP 600, хотя и бесценны в бумажном мире, но обеспечивают ограниченную защиту при использовании электронных представлений и/или документов, отправленных по электронной почте. Использование eUCP расширяет возможности снижения риска от бумажной до электронной среды, в то же время явно и недвусмысленно поддерживает использование электронных файловых вложений и отсканированных изображений, а также электронных записей. Это обеспечит единообразие, последовательность и стандартизацию в обычаях и практике.

В качестве последнего комментария стоит отметить, что, когда согласовано исполнение аккредитива с возможностью отправки документов и связанных файловых вложений по электронной почте, крайне желательно, чтобы условия этого решения были четко задокументированы и согласованы между всеми соответствующими сторонами, с целью избежать любых потенциальных споров впоследствии.